Interne Reibung verhindert mehr Wachstum als jeder Markt. In zahlreichen unserer Transformationsprojekte sehen wir: Ein klarer Transformationsprozess bringt wieder Tempo .
Viele Familienunternehmen stehen unter einem wachsenden Druck. Märkte verändern sich schneller, Kunden sind vorsichtiger, Kosten steigen. Doch in vielen Fällen entsteht der eigentliche Zeitverlust nicht draußen. Er entsteht drinnen – im Unternehmen selbst. In Abläufen, die über Jahre gewachsen sind und nie konsequent bereinigt wurden. In Strukturen, die zu viele Übergaben, Abstimmungen und Unklarheiten erzeugen. Und in Verhaltensmustern, die zwar gut gemeint sind, aber Geschwindigkeit verhindern.
Dieser Beitrag zeigt, warum Unternehmen so viel Zeit verlieren, was diese Reibung im Alltag anrichtet und wie man sie systematisch beseitigt. Der Schlüssel liegt nicht in Aktionismus oder in immer neuen Projekten. Der Schlüssel liegt darin, Klarheit zu schaffen: über Rollen, Prioritäten, Entscheidungen und Zusammenarbeit. Dies ist der Kern des triljen-Ansatzes – von der Analysephase über einen Mini-Strategieprozess bis hin zur kulturellen Organisationsentwicklung.
Nur wenn ein Unternehmen sich selbst versteht, kann es sich wirklich beschleunigen.
Warum Zeitverlust selten im Markt entsteht – sondern in der Organisation
Wenn wir in Familienunternehmen eintauchen, erleben wir ein wiederkehrendes Muster:
Die Menschen arbeiten hart, oft mehr als genug. Doch trotz großer Anstrengung fehlt das Vorankommen. Aufgaben dauern länger als nötig. Entscheidungen verspäten sich. Eine „kleine Rückfrage“ löst eine Kette weiterer Abstimmungen aus. Führungskräfte werden in Alltagsaufgaben hineingezogen, für die die Organisation eigentlich selbst verantwortlich sein sollte.
Was dann häufig gesagt wird, ist der typische Satz:
„Wir haben keine Zeit.“
Doch eigentlich wäre Zeit da. Sie wird nur falsch gebunden – in Reibung statt in Wertschöpfung.
Diese Reibungsverluste entstehen nicht aus schlechtem Willen. Sie entstehen aus fehlender Klarheit. Aus Strukturen, die nie zu Ende gedacht wurden. Aus Rollen, die gewachsen sind statt gestaltet. Und aus einem Alltag, der nicht bewusst entlastet, sondern durch Gewohnheiten immer weiter erschwert wird.
Die größten Zeitfresser im Alltag von Familienunternehmen
In fast jeder Organisationsanalyse zeigen sich dieselben Muster – unabhängig von Branche, Größe oder Region:
1. Unklare Abläufe – jeder macht es anders
Wenn nicht klar ist, wie ein Prozess gedacht ist, entsteht jedes Mal eine Variante.
Jede Variante braucht zusätzliche Erklärungen.
Und jede Erklärung kostet Zeit.
Unklare Abläufe führen dazu, dass:
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Mitarbeitende Rückfragen stellen, obwohl sie eigentlich entscheiden könnten.
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Aufgaben liegen bleiben, weil der nächste Schritt nicht eindeutig definiert ist.
-
Fehler entstehen, die niemand „verschuldet“, die aber trotzdem Mühe verursachen.
Ein Unternehmen verliert nicht durch schlechte Menschen Zeit, sondern durch unklare Orientierung.
2. Informelle Wege – Entscheidungen laufen „über den Flur“
Familienunternehmen profitieren von Nähe und Vertrauen. Doch das informelle System stößt an Grenzen, sobald Komplexität wächst. „Wir regeln das schnell untereinander“ funktioniert nur so lange, wie die Zahl der Beteiligten überschaubar ist.
Wenn Entscheidungen über Zuruf laufen, passiert Folgendes:
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Absprachen werden nicht dokumentiert.
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Informationen gehen verloren.
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Teams treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Daten.
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Führungskräfte werden zum Engpass, weil nur sie wissen, „wie es gemeint war“.
Was als Vorteil gedacht war, wird zur Bremse.
3. Fehlende Standards – keine definierten Schritte, keine festen Übergaben
Standards schaffen Orientierung und Tempo. Fehlen sie, muss jeder Schritt neu durchdacht werden.
Das führt zu:
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doppelten Arbeiten,
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gewachsenen Übergabepunkten,
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unklaren Erwartungen,
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ausufernden Abstimmungen,
-
und unnötigen Diskussionen über Selbstverständlichkeiten.
Standards nehmen nicht Handlungsspielraum, sie geben ihn zurück, weil sie Struktur schaffen.
4. Fehlende Einigkeit
Wenn Führungsteams sich nicht einig darüber sind, was wichtig ist, verlieren Organisationen massiv an Geschwindigkeit. Einigkeit ist kein Harmonie-Thema“. Einigkeit ist ein Effizienzthema.
Denn fehlende Einigkeit führt zu:
-
widersprüchlichen Signalen in die Teams
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Rückfragen, weil die Orientierung fehlt
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Parallelprojekten, die gegeneinander laufen
-
Entscheidungen, die wieder geöffnet werden
-
Führungskräften, die ihre Teams schützen müssen, anstatt sie zu führen
Einigkeit ist Voraussetzung für Klarheit.
Und Klarheit ist Voraussetzung für Tempo.
Deshalb ist der erste Schritt zur Reduktion von Zeitfressern immer derselbe:
Menschen an einen Tisch holen und eine gemeinsame Sicht herstellen.
Wie triljen Zeitfresser sichtbar macht:
Die Analysephase
Viele Unternehmen spüren das Problem, aber nicht die Ursache. Deshalb beginnt jeder triljen-Prozess mit einer Analysephase, die Orientierung gibt. Grundlage sind:
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Führungskräfte-Interviews
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Einzelgespräche mit Mitarbeitenden
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Beobachtungen im Alltag
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Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation
In diesen Interviews entsteht ein realistisches Bild des Arbeitsalltags.
Oft hören wir dort Dinge, die in Meetings niemand ausspricht:
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„Wir wissen nicht, wer entscheiden darf.“
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„Wir klären alles zweimal.“
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„Wir haben fünf Versionen derselben Aufgabe.“
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„Wir verlieren die meiste Zeit an Übergaben.“
-
„Es gibt zu viele Prioritäten – und deshalb keine.“
Diese Einsichten sind Gold wert. Sie zeigen deutlich, wo Zeit verloren geht und was wirklich verändert werden muss.
Erst wenn ein Unternehmen sich selbst versteht, kann es sich verbessern.
Die Strategiephase: Klarheit schaffen, bevor man verändert
Viele Unternehmen versuchen, Prozesse zu verbessern, ohne vorher die Richtung klar zu ziehen. Doch ohne Richtung ist „Verbesserung“ nur Aktionismus.
Darum folgt nach der Analyse ein komprimierter Strategieprozess, der in kurzer Zeit Orientierung schafft:
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Klärung von Zielen, kurz-, mittel- und langfristig
- Zukunftsbild
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Prioritäten
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klare Rollen und Verantwortlichkeiten
-
definierte Entscheidungswege
-
eine Transformations-Story, die erklärt, wohin es geht
Dieser Prozess ist bewusst schlank gehalten, aber hochwirksam.
Er beantwortet die drei wichtigsten Fragen:
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Was ist das Ziel?
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Was ist jetzt wirklich wichtig?
-
Wie treffen wir Entscheidungen?
Ohne diese Klarheit bleibt jede Prozessoptimierung Stückwerk.
Mit dieser Klarheit wird sie zum Hebel für Geschwindigkeit.
Die kulturelle Organisationsentwicklung: Verhalten und Zusammenarbeit verändern
Zeitfresser sind nie nur strukturelle Probleme. Sie sind immer auch kulturelle Probleme.
Denn wenn eine Organisation:
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Konflikten ausweicht,
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Entscheidungen vertagt,
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Harmonie priorisiert statt Klarheit,
-
Verantwortung nicht einfordert,
… dann entstehen Zeitverluste, die sich nicht mit neuen Prozessen lösen lassen.
Deshalb folgt auf Strategie und Struktur die kulturelle Organisationsentwicklungsphase, die zwei Ziele hat:
1. Neue Routinen verankern
Teams lernen, wie klare Übergaben, saubere Entscheidungen und definierte Schritte funktionieren.
Das passiert in Formaten wie:
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Kulturwerkstätten
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Rollen-Workshops
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Entscheidungsrunden
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Priorisierungswerkstätten
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Moderierte Teamdialoge
2. Zusammenarbeit neu ausrichten
Hier entstehen:
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Vertrauen
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Mut, Probleme anzusprechen
-
der Wille, Verantwortung zu übernehmen
-
Konsequenz im Alltag
Nur wenn Verhalten und Verhältnisse zusammenwirken, lösen sich Zeitfresser wirklich auf.
Hebel, mit denen Geschäftsführer Zeitverlust sofort stoppen können
Weniger Schritte – konsequent vereinfachen
Oft reichen wenige Tage Analyse, um 20 bis 40 % der Prozessschritte zu streichen.
Klare Rollen – Verantwortung sichtbar machen
Wenn jeder weiß, wer entscheidet, verschwinden 50 % der Abstimmungen von selbst.
Einheitliche Standards – Rhythmus schaffen
Standards sorgen dafür, dass ein Unternehmen nicht jeden Tag neu erfunden wird.
Diese Punkte sind kein großes Projekt.
Sie sind gelebte Führung.
Fazit: Zeitgewinn entsteht nicht durch mehr Druck – sondern durch mehr Klarheit
Unternehmen, die Zeitfresser angehen, gewinnen nicht nur Geschwindigkeit.
Sie gewinnen:
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Stabilität
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Planbarkeit
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Entlastung
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Fokus
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bessere Entscheidungen
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motivierte Teams
Der erste Schritt ist immer derselbe:
Verstehen, was wirklich bremst.
Dann entsteht Einigkeit.
Dann entsteht Klarheit.
Dann entsteht Tempo.
Und genau das ist in der aktuellen Lage der entscheidende Wettbewerbsvorteil für Familienunternehmen.
Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrer Organisation Tempo verloren geht und wie Sie es zurückgewinnen, lernen Sie uns gern in einem ersten Gespräch kennen. Gemeinsam klären wir, welche Schritte Ihrem Unternehmen sofort helfen.
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