Krisenmanagement: Was macht Unternehmen resilient?

Seien wir ehrlich! Wir dachten, der Kelch geht an uns vorbei… Das haben wir zumindest noch im Januar 2020 gedacht. Auch zwei Jahre später haben wir geglaubt, dass der Worst Case nicht eintreten wird. 

Doch bei allen Herausforderungen kann die Stapelkrise auch als Chance betrachtet werden. Unternehmen, welche die Zukunft mitgestalten, sich transformieren wollen und somit resilienter werden, können gestärkt aus dieser Situation herausgehen – insbesondere, wenn sie ihre internen Strukturen den sich ändernden äußeren Begebenheiten schnell anpassen können.

Die Fähigkeit Chancen zu ergreifen und neue Strategien effizient umzusetzen ist der Wettbewerbsvorteil unserer Zeit. Der Erfolg des Unternehmens wird nicht nur durch die Effizienz generiert, sondern durch die Resilienz der Unternehmen. Unternehmen von innen heraus zu erneuern mit langfristigen Werten, an welchen sich die Mitarbeitenden orientieren zu können. Hierfür bedarf es einer neuen Art von Geschäftsmodellen, Strukturen und Zusammenarbeit. Und auch eines neues Mindsets!

Und nun konkret für Ihr Unternehmen: was muss in Sachen Krisenmanagement getan werden?

KRISENMANAGEMENT - RISiKOMINIMIERUNG UND DIVERSIFIZIERUNG

Die multiplen Krisen gepaart mit den aktuellen Megatrends stellen zahlreiche Anforderungen an eine Management-Organisation. 

Aktuelle Krisen:

• Ukraine-Krieg
• Klimakrise
• Engpässe und Unstimmigkeiten in der Lieferkette
• China-Taiwan-Konflikt
• Steigende Energie- und Rohstoffpreise
• Inflation
• Fachkräftemangel
• Baby Boomer-Effekt
• COVID-Pandemie

Neue Herausforderungen durch Megatrends:

• Globalisierung
• Gender-Shift
• New Work
• Mobilität
• Konnektivität
• Gesundheit
• Neo-Ökologie
• Individualisierung
• Wissenskultur
• Sicherheit
• Urbanisierung
• Silver Society

Angesichts der vorherrschenden Situation setzten Unternehmen aktuell auf Diversifizierung. Es gilt, bei Lieferketten, Produktionsstandorten und Absatzmärkten die Risiken zu streuen. Insgesamt sollte das Geschäftsmodell auf eine breitere Basis gestellt werden, um Krisenfälle unbeschadeter zu überstehen und Resilienz aufzubauen.

Dies ist leider kein Selbstläufer. Hierzu sind zum Teil enorme Investitionen notwendig, etwa in Personal, IT, Logistik und Infrastruktur.

INTERNE ORGANISATION

Interne Faktoren spielen eine wichtige Rolle in der Umsetzung der Diversifizierung: Der Planungsaufwand ist höher und mehr (ohnehin schon schwer zu akquirierende) Fachkräfte werden benötigt. Die operativen Herausforderungen sind hoch, insbesondere was die Kontrolle von einer immer höheren Anzahl an Lieferanten angeht; hier muss personell und strukturell vorgebeugt werden, um Qualitätsproblemen von Beginn an entgegenzuwirken.

• Human Capital: Wir haben aktuell bereits einen Fachkräftemangel, der sich in den nächsten Jahren noch deutlich verschärfen wird. Unternehmen müssen also bereits jetzt für die (potenziellen) Mitarbeitende so attraktiv sein, dass sie gehalten werden können. Zudem hilft eine langfristige Unternehmensstrategie mit Fokus auf den Bereich Risikominimierung und Diversifizierung, aus der Marktsituation entstehende Schieflagen und somit Kündigungen zu reduzieren. Beim Aufschwung würde die Akquise von geeignetem Personal ungleich schwieriger werden, weswegen dies unbedingt vermieden werden sollte.
  
  
• Agilität: Insgesamt merken wir, dass Risiken zunehmen und Veränderungen schneller erfolgen als noch vor ein paar Jahren. Für eine Organisation bedeutet das, dass in einer Situation erhöhter Unsicherheit agiler und flexibler reagiert und entschieden werden muss. Dies kann nur erfolgen, wenn Informationen ohne Zeitverzug ausgetauscht und Fragen unverzüglich beantwortet werden. Die Bearbeitung kurzfristiger Sonderprojekte wird zum „new normal“.

Markt und Vertrieb

Im Vertrieb muss aktuell (und wohl auch noch für eine längere Zeit) gleich an zwei Fronten gekämpft werden: Zum einen steigen die Kosten (Energie, Rohstoffe, Löhne/Gehälter. Preisanpassungen (auch unterjährig) für die Kunden sind die Folge, die Auswirkungen auf die Liefermenge haben. Hinzu kommen Produktionsengpässe, die die Lieferzeiten massiv verlängern.

Die Markt- und Vertriebsaktivitäten müssen auch hier flexibler/agiler werden und verstärkt auf die Engpassfaktoren ausgerichtet werden.

Logistik und Supply Chain

Die Lieferketten sind für die Unternehmen gerade sehr fehleranfällig und somit risikobehaftet. Um dieses Risiko zu minimieren, sollten die Lieferketten noch intensiver und engmaschiger überwacht werden. So werden mögliche Probleme frühzeitig erkannt.

Auch das Thema Sourcing sollte auf breitere Beine gestellt werden (von single sourcing hin zu dual/multiple sourcing).

Das Thema Lager sollte ebenfalls dezidiert betrachtet werden, denn es gibt sowohl Argumente für ein geringes Lager als auch für einen Lageraufbau. Die hohen Zinsen und generell steigenden Lagerhaltungskosten sprechen für geringere Lagerbestände, wohingegen potenzielle Störungen in der Lieferkette und steigende Rohstoffpreise für eine Erhöhung der Lagerbestände sprechen. Hier gilt es, die Zusammenhänge zwischen Marktgegebenheiten, Lieferkette und Kosten so auszutarieren, dass das optimalste Ergebnis herausgeholt werden kann (dies kann von Produkt zu Produkt völlig unterschiedlich aussehen).

Rechtliche Herausforderungen

Weitere große Themen sind die Rechts- und Regulierungs-Herausforderungen, die dazu führen, dass die Diversifizierung nicht so schnell vorangeht, wie Unternehmen es sich wünschen würden. Jedes Land hat unterschiedliche Vorschriften und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) muss eingehalten werden. Hier ist es besonders wichtig, sich im Vorhinein den Herausforderungen bewusst zu sein und auf Basis aller Gegebenheiten die Entscheidung für oder gegen einen Vorgang / ein Land treffen zu können.

Nachhaltigkeit

ESG und Nachhaltigkeits-Themen, die sowohl aus regulatorischer Sicht als auch aufgrund der Anforderungen von Kunden und Mitarbeitenden höchst komplex sind. Ein großer Teil der Unternehmen sieht in der Transformation zu nachhaltiger Energie und Produktion eine der größten geopolitischen Herausforderungen, die u.a. aus der Stapelkrise geboren wurden.

Die Umstellung auf neue Produktionsverfahren erfordert einen hohen Investitionsbedarf. Zudem müssen diverse Prozesse neu strukturiert werden (so beispielsweise die Umstellung auf energieeffizientere Produktionsverfahren und die Nutzung alternativer Materialien).

Neben der Transformation zu nachhaltiger Energie und umweltschonenden Produktionsprozessen müssen Maßnahmen zum Klimaschutz umgesetzt werden. Dies erfordert auch eine Umstellung von Prozessen innerhalb der Unternehmen und zieht Investitionen nach sich. Dennoch ist hier der Ratschlag, möglichst zeitig mit einer Umstellung zu beginnen, da durch die verschärften Regularien die Schlinge im Laufe der nächsten Jahre immer enger gezogen wird.

Digitalisierung und KI

Digitalisierung ist ein sehr umfassender Begriff. In unserem Fall geht es insbesondere um folgende Bereiche, die forciert werden sollten:

• Verstärkte Automatisierung / Digitalisierung von Routineaufgaben: Hiermit kann dem Fachkräftemangel entgegengewirkt und eine Professionalität in den Prozessen erreicht werden. Zudem kann die Automatisierung eine Möglichkeit der Zeitersparnis und somit ressourcenschonend sein.
• Simulationen / Forecasting über KI: In unsicheren Zeiten ist dies besonders relevant, um einen Einblick in die Zukunft zu erhalten - sowohl produkt- als auch marktseitig. Die Entwicklung zeitgemäßer Produkte erfordert die Fähigkeit, zukünftiges Verhalten vorherzusagen.

Hier bietet Data Analytics eine neue Möglichkeit des Einblicks, indem man die Gegenwart und Vergangenheit betrachtet. Die synthetischen Daten aus Simulationen ermöglichen Echtzeit-Vorhersagen über Qualität, Prozesse oder Gesamtkonzepte. Dies führt zu einem optimierten Entwicklungsprozess und erhöht die Produktqualität. Kunden profitieren von schnelleren Reaktionszeiten und einem besseren Produkt. Potenzielle Schwierigkeiten aufgrund von äußeren Bedingungen (Lieferkettenprobleme u.ä.) können direkt adressiert und Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Was geht, was bleibt?

Eine Krise oder gar mehrere Krisen halten natürlich nicht ewig an. Wir sollten in unseren Unternehmen aber besser hierauf vorbereitet sein und das Managen von Krisen angehen, da die Zukunft ungewiss ist und immer schnelllebiger wird. So vermeiden wir unschöne Überraschungen.

Über die wichtigsten inhaltlichen Themen haben wir oben schon gesprochen:

• Interne Organisation: schnelle Reaktionsfähigkeit und Agilität als oberste Treiber
• Lieferketten: Diversifizierung und Minimierung von Risiken durch multiple Optionen sollte vorangetrieben werden.
• Rechtliche Herausforderungen: Diese sollten frühzeitig analysiert werden, um böse Überraschungen vermeiden zu können.
• Digitalisierung: Unterstützung durch Digitalisierung und KI ist obligatorisch, um Fachkräftemangel entgegenzuwirken und Situationen (z.B. Krisen) im Vorhinein einschätzen zu lernen

Wie aber sind diese Themen in der Organisation umsetzbar?

Bereiten Sie Ihre Organisation darauf vor, dass es immer wieder zu massiven Änderungen kommen wird. Das große Bild, das jedem deutlich werden sollte, ist: Es bleibt alles anders, es gibt kein „back to normal“ und wir befinden uns auch nicht in einem Zwischenzustand. Beständigkeit wird zwangsweise gegen Disruption eingetauscht. Hierauf muss eine Organisation die richtige Antwort haben. Entwickeln Sie sie von der Beständigkeit hin zu einer kontinuierlich lernenden Organisation. Hierzu ist es sinnvoll, einen sogenannten „Steuerungskreis“ einzuführen; eine Gruppe von Mitarbeitenden/Führungskräften, die kontinuierlich nach Lösungen für die neuen Probleme suchen und diese dann in die Organisation hineintragen. Dies muss proaktiv und vorausschauend erfolgen und hier sollten auch die Vorschläge für notwendige Resilienz-Schritte geboren werden. Diese Optimierungen müssen durch klare Kommunikation und Aufgabenverteilung in die Organisation hineingegeben werden, so dass sie auf den Punkt umgesetzt werden können.

Kein Erfolg ohne Optimierung & Fortschritt

Aber wo beginnen mit der Optimierung? Setzen Sie Prioritäten! Zunächst einmal sollten Sie dort anfangen, wo Sie die größte Schwäche in Ihrem Unternehmen sehen. Eine große Schwäche ist bei vielen Unternehmen beispielsweise das Thema Digitalisierung: Schauen Sie sich die Bereiche an, die zunehmend digitalisiert werden sollen und beginnen Sie mit dem Bereich, der den größten Effekt bringt (Kosten-nutzenseitig). Es muss nicht alles auf einmal gemacht werden, aber es muss begonnen werden. Bisher hat es noch keinem Unternehmen geholfen, notwendige Fortschrittsthemen aufgrund von schlechter Konjunktur nicht oder sehr verspätet umzusetzen, da dies häufig der Beginn einer Abwärtsspirale ist, die sich schwer aufhalten lässt.

Das Setzen von Prioritäten durch den Steuerungskreis ist insbesondere deswegen notwendig, um die Mitarbeitenden an Bord zu halten und ihnen konkrete Aufgabenpakete zuordnen zu können. Der eine will sonst zu viel auf einmal tun, der andere weiß nicht, wo er beginnen soll. Durch eine klare Ordnung ist ein stetiger Fluss an To Do’s gewährleistet, die auch abarbeitbar sind.

Die Einführung und Nutzung von KI kann dann dabei helfen, Komplexität im Geschäftsmodell zu reduzieren und Zusammenhänge zu offenbaren, die sonst schwierig zu identifizieren gewesen wären. Dies wiederum wirkt sich schnell positiv auf die internen Prozesse aus, die passgenau aufgestellt werden können.

Auf die externen Faktoren haben Sie wenig Einfluss – aber Sie können die internen Strukturen so aufbauen, dass sie einer widrigen Marktlage trotzen, resilienter werden und Krisen erfolgreich managen!

Sie sind selbst in Ihrem Unternehmen damit konfrontiert, dass sich mehrere kritische Themen gleichzeitig bemerkbar machen und suchen einen Partner, der Ihnen hiflt, den Übeblick zu behalten, Zusammenhänge zu erkennen, Struktur zu schaffen, Prioritäten zu setzen - und Komplex greifbar und behandelbar zu machen?

Sie wollen Ihr Unternehmen zukunftsfähig und krisensicher aufstellen? Ihnen sind während des Lesens des Artikels Ideen gekommen? Dann sprechen Sie mit dem triljen-Team.