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HR-Specialist
41 Prozent der Arbeitgeber wissen in Zeiten von Corona nicht, wie sie ihr Onboarding gestalten können. So das Ergebnis einer Blitzumfrage der Competitive Recruiting im April 2020 (vgl. Institute for Competitive Recruiting, 2020: Recruiting in Zeiten von Corona).
Inzwischen sind seit Beginn der Pandemie jedoch einige Monate vergangen, und das Wirtschaftsleben nimmt mehr und mehr Fahrt auf. Zudem haben in den Unternehmen Anpassungsprozesse stattgefunden, weswegen wieder vermehrt offene Stellen ausgeschrieben werden. Doch auch jetzt wissen viele Unternehmen noch immer nicht, was die aktuelle Situation mit flächendeckenden Home-Office-Regelungen für Mitarbeiter bedeutet, die gerade das Unternehmen wechseln und wie es ihnen gelingen kann, diese trotzdem professionell onzuboarden. Insbesondere in Zeiten, in denen sich soziale Kontakte primär auf die Verwendung von E-Mails, Microsoft Teams oder Zoom-Meetings beschränken werden.
Eine aktuelle Untersuchung der Haufe Group bestätigt die Relevanz der oben genannten Fragestellung, da ihr zufolge demzufolge bereits 30 Prozent der Unternehmer die Erfahrung von Arbeitnehmer-Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag gemacht haben (vgl. Haufe 2021: 4. Onboarding Umfrage 2020 – Onboarding im Wandel). Dabei lässt sich eine solche Anfangsfluktuation durch Onboardingmaßnahmen verringern.
MITARBEITERBINDUNG BESTEHT BEREITS IM ONBOARDING
Eine Neubesetzung bringt nicht nur enorme Kosten mit sich. Fluktuation im sogenannten Preboarding (Zeitpunkt zwischen der Absicht, miteinander zu arbeiten - nicht gleichzusetzen mit der Vertragsunterschrift - und dem ersten Arbeitstag) hat zudem negative Auswirkungen auf das Arbeitgeberimage – sowohl nach innen, als auch nach außen. Denn nicht nur die Mitarbeiter fragen sich, warum es der Arbeitgeber nicht schafft, nachhaltig neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen, sondern auch derjenige, der sich kurzfristig umentschieden hat, wird nicht unbedingt das Beste über die Organisation berichten. Nach innen gerichtet sinkt dabei die Motivation der bestehenden Mitarbeiter, da diese noch länger die Aufgaben des fehlenden Stelleninhabers übernehmen müssen. #Unternehmensbotschafter #Fail
Wie können Personaler und Führungskräfte dafür Sorge tragen, dass es nicht im eigenen Unternehmen zur vorzeitigen Kündigungen oder zur Demotivation des neuen Mitarbeiters in einer frühen Phase kommt?
Inhaltlich gesehen ist Onboarding weitaus mehr als die fachliche Einarbeitung des Mitarbeiters. Es ist ebenso die soziale Integration in das Team und somit in die Unternehmung. Ein solcher Prozess beginnt bereits ab dem Zeitpunkt, in dem man sich mit dem Kandidaten einig darüber geworden ist, miteinander zu arbeiten.
Insbesondere in dieser frühen Phase der Zusammenarbeit haben wir Menschen ein ausgeprägtes Bedürfnis nach Sicherheit und Orientierung. Aus diesem Grund beginnen wir in größeren Workshops und Seminaren beispielsweise immer mit der gegenseitigen Vorstellung der Teilnehmer, der Klärung der Agenda, Themen und den Pausenzeiten. All diese Punkte geben uns in dem Moment Orientierung, Struktur und lassen uns somit sicher fühlen.
Aufgrund der aktuellen Corona-Pandemie leben wir momentan jedoch in einer Zeit, die sehr dynamisch ist. Kein Tag ist wie der andere und nun kommt noch jemand in einer solchen Situation dazu, der seinen Arbeitgeber wechselt und folglich seinen alten sicheren Hafen verlässt. Zu einem Arbeitgeber, den er noch nicht so wirklich einschätzen kann, dessen Lage er nicht 100%ig greifen und fassen kann. In solch einem Moment hat dieser Mensch doppelte Unsicherheit: Zum einen die Corona-Unsicherheit und zum anderen die Arbeitgeber-Unsicherheit. Da wir erst genanntes bloß schwer beeinflussen können, ist es unsere Aufgabe als Arbeitgeber, dem Mitarbeiter nach dem Zeitpunkt der Entscheidung, zusammen zu arbeiten, ein maximales Bindungsgefühl vermitteln. Glaubenssätze wie „Wir freuen uns auf dich“, „Wir rechnen fest mit dir“, „Wir sind froh, dass es bald endlich mit dir losgeht“ können hierbei unterstützen.
Das Phänomen gilt im Übrigen nicht nur für neue Mitarbeiter. Auch Mitarbeiter innerhalb der Probezeit weisen – insbesondere in Zeiten von Home-Office – eine ausgeprägte Sicherheitsorientierung auf.
Aus diesem Grund gilt es, Maßnahmen im Onboarding zu implementieren, die dem Streben nach Sicherheit und Orientierung nachkommen. Somit wird nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht, sondern eine ebenfalls stärkere Identifikation mit dem Arbeitgeber hergestellt (Stichwort: Mitarbeiterbindung) und eine daraus resultierende höhere Produktivität erwirtschaftet.
Da in unserer angehängten Checkliste der Fokus auf den zu erledigende Aufgaben im Onboarding-Prozess liegt und geklärt wird, ob digitales Onboarding wirklich so viel anders ist, wird im nachfolgenden das Preboarding thematisiert.
PHASEN DES ONBOARDINGS
Wie bereits beschrieben, stellt das Preboarding einen elementaren Teil des Onboardings dar. Es beinhaltet neben den vertraglichen Absprachen auch sämtliche Vorbereitungen, dass der neue Mitarbeiter insbesondere technisch dazu in der Lage ist, von zu Hause zu arbeiten. Welche IT-Infrastruktur benötigt der Mitarbeiter (Hardware wie Laptop, Bildschirm, Drucker, Scanner, VPN-Zugänge), hat er einen separaten Büro-Raum inkl. Bürostuhl zu Hause? Wie kann der neue Mitarbeiter für Kunden telefonisch erreicht werden? Ist an dieser Stelle sogar ein Firmenhandy notwendig?
Darüber hinaus ist der Zugriff auf Softwareprodukte im Preboarding für den neuen Mitarbeiter von Vorteil. Hier hat er die Möglichkeit, erste Interna (wie beispielsweise Bereiche des Intranets) kennenlernen zu können. Genauere Infos hierzu werden Ihnen in der angehängten Checkliste zur Verfügung gestellt. Somit wird zwischen dem Mitarbeiter und dem Arbeitgeber direkt zu Anfang ein Vertrauensverhältnis aufgebraut, er fühlt sich entsprechend wertgeschätzt und hat bereits vor seinem ersten Arbeitstag einen gewissen Wissensvorsprung.
Doch zwischen all den digitalen Themen kommen auch die alten Klassiker, wie beispielsweise die gute alte Postkarte vom Team oder die Retro-Willkommensmappe, wieder immer mehr zum Tragen. Hierauf werden, neben dem „Wir freuen uns sehr auf dich und darauf, dass du endlich Teil des Teams bist!“ Infos zum ersten Tag bereitgestellt. Wann hat der Mitarbeiter sich wo zu melden? Wer ist sein Ansprechpartner oder im besten Fall sogar sein Pate in den ersten Tagen?
Denn auch in Corona-Zeiten setzen viele Unternehmen darauf, ihre neuen Mitarbeiter zumindest am ersten Tag persönlich (und unter Einhaltung der Hygieneschutzmaßnehmen) am Arbeitsplatz zu empfangen. Dies schmälert die anfängliche Kommunikationsbarriere und die Hemmschwelle bei der zukünftigen Zusammenarbeit. Zudem ermöglicht das physische Treffen die Übergabe von entsprechenden Arbeitsmaterialien.
Auch das Team sollte in der Preboarding-Phase integriert werden. In dem Zuge stellen sich insbesondere Fragen wie:
- Welche Art von Kommunikation möchten wir in der Anfangszeit pflegen? -> Telefon, tägliche Jour-Fixe via Zoom oder MS Teams?
- Wer bleibt auf der persönliche / vertrauensvollen Ebene mit ihm in Kontakt – sowohl bis zum ersten Arbeitstag als auch darüber hinaus?
- Wer ist ab dem ersten Arbeitstag für die fachliche Einarbeitung verantwortlich?
Während das Preboarding und somit der Austausch mit dem neuen Mitarbeiter in der Regel einmal wöchentlich oder alle zwei Wochen stattfindet, empfiehlt sich im tatsächlichen Onboarding der tägliche Austausch mit dem Mitarbeiter – insbesondere in Zeiten von mobilem Arbeiten.
Schlussendlich lässt sich sagen, dass strukturiertes Onboarding nichts anderes bedeutet als die Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters in die Organisationsstrukturen des Unternehmens. Hierzu werden sämtliche Maßnahmen herangezogen, die es dem Onboardee ermöglicht, sich ab dem ersten Tag vollumfänglich entfalten zu können.
Die Aufgabe von Unternehmern, Führungskräften und dem Personalbereich besteht in Remote-Zeiten demnach nicht nur darin, zu schauen, dass die Arbeit weiter geht, sondern auch ein Auge darauf zu haben, dass die Menschen das Gespür füreinander wahren und den Teamgedanken leben. Denn bereits mit dem Blick durch die eigenen Reihen im Unternehmen ist klar, dass insbesondere die ersten Tage und Wochen im neuen Arbeitsumfeld „kriegsentscheidend“ sein können. Sowohl für die Mitarbeiterbindung als auch mit Blick darauf, dass der Mitarbeiter seine Potenziale entfalten soll – und zwar langfristig.
Wenn Sie weitere konkrete Tipps suchen, wie Sie neue Mitarbeiter erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren können, empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden mit Checkliste zum erfolgreichen Onboarding.
